LEERDOEL 1 PROJECT MANAGEMENT

Project 1: Het enveloppen project
Vanaf week 3 t/m week 7 ben ik zelfstandig aan de slag gegaan met het enveloppen project onder begeleiding van Pim. Dit was een leuk en uitdagend project dat klein was begonnen, maar opgeschaald is naar een groter project in de loop van tijd. Ik wil mijn ervaringen, valkuilen en leerpunten graag delen. Voorafgaand aan dit project had ik nog geen kennis opgedaan m.b.t. de YouTube gidsen.

 
Doel project
Allereerst begon het project met de volgende twee doelen:
• De Kraft enveloppen vervangen door duurzame varianten.
• Groene duurzame enveloppen voor bij de kaartenreeks.

Hieraan zaten een aantal eisen vast. De enveloppen moeten met een puntklep zijn, de enveloppen moeten goed printbaar zijn en uiteraard de inkoopprijs moet zo laag mogelijk, de originele inkoopprijzen van de Kraft enveloppen lagen rond de €0,04.

 
Al snel werd dit project uitgebreid met de volgende doelen:
• Checken van ons assortiment voor mogelijke toevoegingen.
• Checken en verbeteren van de marges van alle enveloppen, beste inkoopprijs vinden en analyseren of de juiste prijzen online staan.
• Alles is duidelijk en eenvoudig gedocumenteerd, in één oogopslag kunnen zien waar we alles gaan inkopen en hoe.

 
Valkuilen en reflectie

Communicatie
In het begin ontweek ik het direct contact met leveranciers eerst, dit kwam doordat ik niet goed wist wat ik aan de telefoon moest vragen of wat ik aan informatie gereed moest hebben om hun vragen te beantwoorden. Bij het eerste telefoontje realiseerde ik me al snel, er zit ook maar een mens aan de andere kant en geen geautomatiseerde sales machine. Wat betreft het probleem van het niet goed weten was ik zou moeten vragen of wat ik aan informatie gereed moet hebben, werd ook naar mate van de telefoontjes steeds duidelijker. Ik heb geleerd van ieder telefoontje, een groot deel ligt in de voorbereiding, maar er valt ook veel uit simpelweg gesprekken aangaan te halen. Om hier een voorbeeld bij te geven: uit gesprekken werd mij duidelijk welke verschillende sluitingen er zijn, dat er verschillende gewichten van papier zijn. Maar bijvoorbeeld later in het project ook: levertijden, staffelprijzen, wat het verschil precies is tussen een leverancier en producent.
Wat ik hieruit heb geleerd is het volgende: om een gesprek aan te gaan in zo’n situatie bij een project hoef je niet volledig voorbereid te zijn of op alle vragen een antwoord te hebben. Sterker nog, zo’n gesprek kan een bron zijn voor nieuwe informatie.
Verder ben ik erachter gekomen dat bedrijven het druk hebben en dat n.a.v. een mailtje of telefoontje mijn verzoek niet vooraan aan hun takenlijsten komt te staan. Ik kwam op een punt aan waarbij ik niet verder kon werken aan het project omdat ik op informatie aan het wachten was van deze leveranciers. Het leerpunt dat ik hieruit heb gehaald is, kijk van te voren even goed naar hetgeen waarbij je afhankelijk bent van een reactie van een externe partij. Zorg ervoor dat je dit mailtje of telefoontje zo snel mogelijk de deur uitgooit en in de tussentijd de taken uitvoert waarbij je niet afhankelijk bent van anderen.
Wat ik hieruit heb geleerd is: zorg ervoor dat hetgeen waarbij je afhankelijk bent van een andere partij als eerste doet zodat er weinig/geen vertraging opgelopen wordt omdat er op bijvoorbeeld offertes gewacht wordt.
Tenslotte, voordat ik op de verstuur knop druk van een mail goed doornemen of ik alles wel op de mail heb gezet. Aangezien ik met dit project contact heb met veel leveranciers tegelijkertijd, werd mijn inbox op bepaalde moment onoverzichtelijk. Dit kwam mede doordat ik bij het versturen van een mailtje bijvoorbeeld vergeet om te vragen over de rest van wat geleverd kan worden vanuit hun assortiment. Zo gaan daar dus twee extra mailtjes voor uit de deur. Bovendien komt dit ook niet professioneel over in mijn ogen.
Wat ik hieruit heb geleerd: zorg ervoor dat wanneer je een mailtje naar een partij stuurt of gaat bellen naar deze partij je alle onderwerpen aftikt die je wilt bespreken met ze of waar je antwoord op wilt hebben. Dit is een stukje voorbereiding.

 
Structuur project
In de vroege fase raadde Pim mij aan om binnen het project een aantal subdoelen/mijlpalen vast te stellen. Dit koppel ik aan iets wat ik later tegen ben gekomen in een van de YouTube gidsen, namelijk de Project Life Cycle. Sterker nog dit is een van de zaken die moet uitgeschreven worden om een goedkeuring te krijgen voor het project. De mijlpalen die ik heb opgesteld representeerde deze fases.
Zo doende heb ik deze subtaken aan het project toegewezen en dit in een volgorde gezet waarvan ik dacht dat het logisch was.
Wat neem ik mee naar het volgende project hiervan? Alles en dat in combinatie met de opgedane kennis uit de gidsen die ik tot zover heb bekeken. Dus allereerst zijn we terecht gekomen in fase 1 van het outbound sales project, het identificeren van klantsegmenten, analyseren van deze klantsegmenten en vervolgens het kiezen van een of meer klantgroepen om tijdens het project naar toe te werken.