BEDRIJFSCOMMUNICATIE

GROWINGPAPER

Communicatie producten enveloppen project

Het eerste project waar ik individueel aan heb gewerkt: het verduurzamen van de Kraft enveloppen in ons assortiment; duurzame groene enveloppen vinden passend bij de stijl van Growingpaper; het vinden van nieuwe leveranciers voor betere inkoopprijzen en creëren van een overzicht van resultaten project en inkoopproces.

Bij dit project heeft er veel communicatie plaats gevonden. Externe communicatie namelijk met een lijst aan potentiële leveranciers, van retailers tot producenten van de enveloppen. Het was belangrijk om contact op te nemen met alle leveranciers waar potentie in zat om de beste deal eruit te halen. Iedere leverancier heeft ander papier dat gebruikt wordt voor de enveloppen, daarom zijn er ook samples van iedere leverancier opgevraagd. De kwaliteit en uiterlijk van deze samples heb ik besproken met alle collega’s.

Tenslotte heb ik alle resultaten verwerkt in een Excel werkmap en een rapportage geschreven over het project. In de Excel werkmap heb ik een interactieve dashboard gemaakt om de belangrijkste resultaten in één overzicht te zien.

Excel dashboard

Aan de hand van de kennis die ik heb opgedaan met het leerdoel Excel vanuit Persoonlijk Leiderschap vorig jaar heb ik alle belangrijke resultaten verwerkt in een interactieve dashboard. Zo kan iedereen in één oogopslag de belangrijkste resultaten bekijken. Hier heb ik product slicers toegevoegd om de resultaten per product te kunnen bekijken. Om het geheugen op te frissen heb ik een YouTube gids hierbij gebruikt (Kevin Stratvert, 2021). Ik liep tijdens het maken van deze dashboard tegen het probleem dat wanneer ik erachter kwam dat ik niet alle informatie in de tabel had staan waaruit de draaitabellen uit zijn gecreëerd. Zo moest ik een paar keer alles verwijderen en overnieuw beginnen. Dus zoveel mogelijk informatie in een tabel gooien in het geval dat je met draaitabellen wilt werken. Deze dashboard is een super handige manier om belangrijke resultaten van verschillende producten in één oogopslag te weergeven, dankzij de product slicer kan er ingezoomd worden op één of meerder producten. (Een Dashboard Maken En Delen Met Excel En Microsoft Groepen – Microsoft Ondersteuning, n.d.)

Advies rapportage enveloppen project

Voor het advies rapport was het belangrijk om de belangrijkste resultaten voor Pim kort te beschrijven terwijl het rapport niet te lang wordt. Gedurende het project is er veel overlegd met Pim en zo had ik de conclusie getrokken dat hij van alles wel op de hoogte was, daarom was het rapport niet geschreven in een advies vorm. Dit werd als feedback teruggekoppeld naar mij en vervolgens is alles in een advies vorm geschreven met toelichting waarom die keuzes zijn gemaakt of hoe er op bepaalde resultaten is gekomen. Zo is er tot onderstaande rapport gekomen, deze is goed ontvangen door Pim.

Samenvatting

Het project is succesvol afgerond. De opgezette doelen aan het begin van dit project zijn gehaald. Er zijn duurzame varianten voor de C6&5 Kraft enveloppen gekomen. Er is een groene duurzame C6 envelop gevonden. Alle enveloppen worden bij een nieuwe leverancier besteld, dit had als reden goedkopere inkoopprijzen. Waarbij alle C6 en C5 enveloppen bij Enveloprint worden besteld, de 14×14 Kraft enveloppen bij Enveloppe, de EA5/6 Paperwise enveloppen bij Gezangenveloppen en de C6 Pergamijn enveloppen bij OfficeDeals.

Alle informatie is in één Excel werkmap verwerkt, waarbij het bestelproces in één werkblad is verwerkt. De sales en marges zijn geanalyseerd. Calculaties zijn gemaakt om erachter te komen welke leverancier(s) het beste is. Tenslotte zijn er een hoop leveranciers/producenten gecontacteerd om de beste deal te vinden.

Keuze leverancier

Voordat ik bij Enveloprint terecht ben gekomen heb ik een tal aan andere leveranciers of producenten meegenomen. Bij ieder van deze heb ik opgevraagd wat zij kunnen leveren en tegen welke staffelprijzen en samples opgevraagd om de kwaliteit van deze enveloppen te controleren. Gebaseerd op deze criteria heb ik een selectie gemaakt. Enveloprint kwam met een uniek aanbod, dit is het best uit te leggen aan de hand van een voorbeeld.

Bij een afname van 50.000 C6 enveloppen: 40.000 Kraft, 5.000 Biotop en 5.000 Paperwise.
Hierbij geldt de staffelprijs van 50.000 voor iedere type envelop.

Aan de hand van een aantal calculaties werd duidelijk dat dit een aanbod was dat andere partijen eruit speelde. Niet alleen was een bestelling goedkoper, maar op deze manier kon er een groot deel bij één partij ingekocht worden. Dit is ook de reden waarom de EA5/6 Paperwise, 14×14 Kraft en C6 Pergamijn bij andere partijen worden ingekocht, hierbij heb ik de goedkoopste gekozen waarbij de kwaliteit ook is gewaarborgd.

Inkoopprijzen

Zie hieronder in de grafiek de oude inkoopprijzen opgezet tegen de nieuwe inkoopprijzen.

Op de Kraft C5&6 enveloppen na zijn alle enveloppen goedkoper geworden voor ons om in te kopen. De Kraft enveloppen staan bekend om de goedkope envelop, het was daarom niet mogelijk voor mij om onder de oude inkoopprijzen van deze enveloppen te komen. Echter ben ik ervan overtuigd dat ik de beste prijzen heb gevonden voor de duurzame Kraft variant.

Marges

Voor de marges heb ik de prijzen van concurrenten geanalyseerd. Ik ben begonnen met het enveloppen assortiment van andere drukkerijen, echter verkoopt er geen andere drukkerij enveloppen op de manier als Growingaper doet. Vervolgens is er vanuit de consument gedacht, als zij een kaartje bestellen en een envelop willen, zal er gezocht worden op internet. Zo ben ik dat ook gaan doen, zo heb ik de hoogste hits (SEO) opgenomen in de analyse. Daarnaast heb ik retailers zoals Bol.com, Hema en Bruna ook meegenomen. Ik ben tot een afname van maximaal 200 gegaan i.v.m. staffelprijzen.

De gemiddelde verkoopprijs voor alle enveloppen lagen hoger bij concurrenten, op de Paperwise enveloppen na. Met dit gemiddelde heb ik met de verkoopprijzen van Growingpaper nog eens het gemiddelde berekend. Deze laatste gemiddelden zijn de nieuwe verkoopprijzen die ik adviseer.

Voor de C5 Biotop was er één andere partij (Monsterprint) die ze verkocht en dit was voor
€0,07 per stuk, dit is niet te matchen omdat de inkoopprijs hier gelijk aan staat voor ons. Bij C5 Biotop heb ik de verkoopprijs handmatig op €0,29 gezet, C6 Biotop €0,01 duurder is dan C6 Kraft.

                Voor de C5 Paperwise was er één andere partij (Enveloppenwinkel) die ze verkocht en dit
                was voor €0,61 per stuk. In het geval je aan deze verkoopprijs matched kom je neer op een
                winstmarge van 88%.

Communicatie producten outbound sales project

Voor de eerste fase van het outbound sales project zijn de klanten, met orders tussen de 500 en 5000 euro, uit het verleden geanalyseerd. Dit wordt gebruikt als input voor het outbound sales project om de doelgroep te beslissen. De belangrijkste resultaten uit deze analyse zijn in een infographic verwerkt om in één oogopslag het resultaat te kunnen zien van dit voorbereidende onderzoek. Naar aanleiding van dit vooronderzoek werd het doelgroep commerciële adviesbureaus gekozen voor het actieonderzoek. Aan de hand van een lijst met prospecten gehaald van Google Search en LinkedIn is er contact opgenomen met deze prospecten. Dit contact is verlopen via de telefoon en LinkedIn berichten, hiervoor is een script opgesteld en deze worden samen met de infographic en het ontwerp van de sample de laatste communicatie producten welke worden toegelicht.

Infographic

Het voorbereidende onderzoek was een zeer interessante onderzoek voor Growingpaper. Aan de hand van dit voorbereidende onderzoek werd duidelijk hoe de klanten in de omzet groep van 500-5000 euro ingedeeld is qua klantsegmenten, wat de grootste klantsegment, wat er besteld is, wat de trend is van 2021 naar 2023 binnen dit klantsegment en welke bedrijven de grootste orders hebben geplaatst. Deze informatie is verwerkt aan de hand vaan een infographic omdat de belangrijkste resultaten verwerkt worden met voornamelijk afbeeldingen en korte teksten om zo de resultaten makkelijk en snel over te brengen. (Waarom Jij Infographics Zou Moeten Gebruiken, n.d.)

Infographics zijn echter ook een hele goede manier van digitale marketing, iets waar het bij mij niet bekend om stond. Infographics worden gebruikt voor het volgende: bevorderen van de SEO, trekt beter de aandacht vanwege de visualisatie van de informatie, heeft potentie om viraal te gaan, het bouwt meer awareness om je merk heen, demonstreert je expertise, het is makkelijk te delen en opnieuw te gebruiken. (Van De Ketterij & Van De Ketterij, 2016)

De infographic is goed ontvangen door Pim, in het vervolg kan deze iets sneller gemaakt worden en er moet niet te lang aan het ontwerp geknutseld worden.

Sample pakket

Voor het outbound sales project is ervoor gekozen om een sample pakket te versturen naar prospecten die hier geïnteresseerd in zijn. De reden hiervoor is vanwege het feit dat het product dat Growingpaper verkoopt heel specifiek is, namelijk groeipapier. Groeipapier is papier waar aparte eisen voor een goede print aan vastzitten. Bij het voorbereidende onderzoek kwam naar voren dat klanten erg blij waren met het meedenkende personeel omdat zij onzekerheden hadden over het printen op groeipapier op het gebied van kwaliteit. Daarom is er gekozen voor een sample zodat de belangrijkste obstakel wordt aangepakt, prospecten ontvangen namelijk een groeipapier kaartje van zeer goede kwaliteit en hiermee weten ze gelijk wat de kwaliteit van ons groeipapier is. (Rylee, 2023)

Om erachter te komen wat commerciële adviesbureaus belangrijk vinden is er in het vooronderzoek gebeld naar klanten uit het verleden om dit vervolgens als input te gebruiken voor het ontwerp. Het uiteindelijke ontwerp kan je rechts vinden. Om tot dit eindproduct te komen, is er voorafgaand veel heen en weer gecommuniceerd met Pim, Marlou en Astrid. Marlou is de grafische ontwerper en gaf feedback op het gebied van het design. Astrid doet de marketing, zij heeft input gegeven over hoe dingen beter verwoord konden worden en ook over het ontwerp zelf. Pim heeft ook hierop feedback gegeven. Op deze manier is er van ieders expertise gebruik gemaakt om het sample te maken. Zie bijlage 1 voor voorafgaande ontwerpen en feedback van mijn collega’s.

Verder is er voor de plant instructies van het kaartje een video opgenomen. Deze is in de vorm van een QR code verwerkt op het sample. Het idee achter de video is, kort en simpel houden. Na overleg met Maud en Ellen is er gekozen om het bij echt alleen de plant instructies te houden en geen overige sales activiteiten erin verwerken. Bekijk de video via deze link: https://www.growingpaper.nl/plantinstructies-sample-pakket.

Scripts

Voor het actieonderzoek is er gebruik gemaakt van verschillende mediums: direct bellen via telefoon, contact via de mail of een bericht via LinkedIn. Voor iedere vorm van communicatie is er een script gemaakt, dit dient als leidraad voor tijdens de bel gesprekken en als sjabloon voor mailtjes en LinkedIn berichten.

Belscript

Een belscript hielp bij het structureren van de gesprekken met de prospecten. Aan de hand van dit script was het altijd duidelijk hoe het gesprek geopend moest worden en wat er gezegd moest worden om tot het gewenste resultaat te komen. (De Snoo, 2023)

Voor het belscript was het belangrijk om van te voren onderzoek gedaan te hebben naar het bedrijf waar naar gebeld wordt. In dit geval wordt er gebeld naar PR/communicatie bureaus, de cases waaraan gewerkt is door de prospect zijn hiervoor doorgenomen en wat de diensten precies zijn die worden verleend. Hierdoor wordt het gesprek net wat persoonlijker en voelt het niet aan als een standaard sales telefoontje. Verder is het belangrijk om de agenda aan te geven aan de lijn aangezien tijd voor velen kostbaar is en het simpelweg respectvol is om op deze manier met anderen hun tijd om te gaan. (Zendesk, 2023)

Ten slotte zijn er mogelijke tegenwerpingen voorspeld, zodat wanneer deze tijdens het gesprek naar voren komen er een goede en snelle antwoord op gegeven kan worden. Dit om een stilte in het gesprek, wat niet professioneel overkomt, te voorkomen. (Granath, 2022)

Script 1 [klantenservice]

Hallo, met Stefano van het bedrijf Growingpaper.

Ik heb gezien dat jullie een bedrijf zijn dat actief is in het helpen van onder andere communicatie opdrachten, klopt dat?

We werken samen met veel marketing en communicatie partijen zoals jullie, maar wij zouden ook graag met jullie willen werken.

Nu vraag je je af, wie is Growingpaper. Ik wil je kort vertellen wie wij zijn en wat wij doen. Dit duurt maximaal een paar minuten. Bel ik hiervoor gelegen?

We zijn een gespecialiseerde drukker en maken en printen alles op en met groeipapier. Ben je bekend met het concept van groeipapier? *Uitleggen wat groeipapier is*
Ik denk dat groeipapier een creatieve en duurzame oplossing kan zijn voor jullie klanten.

We willen jullie graag een persoonlijk sample pakket sturen zodat we jullie kennis kunnen laten maken met ons product.

*Indien hij/zij aangeeft dat weinig offline meer gedaan wordt, vragen of hij/zij andere partijen kent die dit meer doen*

In het sample pakket vind je onze groeipapier en we willen jullie uitdagen om het zelf te planten dus we doen er wat potgrond bij.

Ik zou graag de persoon spreken die hier bij jullie over gaat. En het liefst een beetje groene vingers heeft . Is dat mogelijk? Wie zou dat zijn?

Mogelijke tegenwerpingen:

o We hebben al een partij voor groeipapier.

· Wij zijn ervan overtuigd dat wij de beste kwaliteit leveren in heel Nederland dat gepaard met onze uitstekend meedenkende collega’s.

o Jullie zijn duurder.

§ Ik denk dat we voor dezelfde prijs een betere kwaliteit en service kunnen leveren. Je mag een aanvraag naar ons doorsturen, dan laten wij je weten wat het bij ons kost. Ik zou je graag de sample naar je sturen om je te overweldigen met onze kwaliteit.

o De persoon die je zoekt is er niet

· Zou ik de contactgegevens van desbetreffende persoon mogen ontvangen? Ik zou graag in contact willen komen met hem/haar.

o Oh, stuur het sample pakket maar naar mij.

· Dat werkt ook voor mij! Kan ik er dan op rekenen dat deze sample pakket terecht komt bij de juiste persoon hiervoor?

Script 2 de juiste persoon [in geval dat de juiste persoon de telefoon opneemt]

Hallo, met Stefano van het bedrijf Growingpaper.

Wij werken samen met veel marketing en communicatie partijen zoals jullie, maar nog niet met jullie. Ik zou jullie graag willen kennis laten maken met ons product groeipapier, ik denk dat groeipapier een creatieve en duurzame oplossing kan zijn voor jullie klanten.

Wij zijn een drukkerij dat gespecialiseerd is in het printen op groeipapier. Doordat wij alleen printen op groeipapier, kunnen wij de beste kwaliteit in Nederland bieden. Ik zou je graag een sample pakket willen opsturen waarbij wat potgrond zit zodat je en de kwaliteit voor jezelf kan testen en het unieke aspect van groeipapier ook kan uitvoeren.

Mogelijke tegenwerpingen:

o Nou nee bedankt hoor, ik kan hier nergens iets planten.

· Dat hoeft niet hoor. We sturen het mee, dan daag je iemand binnen het bedrijf uit of je plant het niet. Het is meer om aan te geven hoe belangrijk we het vinden dat het groeipapier uit komt, dat is namelijk niet vanzelfsprekend. Sample pakket is ook vooral om onze kwaliteit en de mogelijkheden te laten zien.

o We hebben al een partij voor groeipapier.

· Wij zijn ervan overtuigd dat wij de beste kwaliteit leveren in heel Nederland dat gepaard met onze uitstekend meedenkende collega’s.

o Jullie zijn duurder.

§ Bij grote oplages hanteren wij hogere staffelkortingen, ik zou je graag willen doorverbinden met mijn collega die je alles kan vertellen over onze prijzen.

Mailscript

Aangezien er bij de eerste telefoontjes al snel veel naar de mail werd doorgestuurd, werd ook voor de mail een script gemaakt. Hierbij komt hetzelfde naar voren, de email moet persoonlijk, overzichtelijk en makkelijk zijn.

Voorheen was er een link naar een GoogleForms gemaakt voor het aanvragen van een sample pakket, echter is dit er al snel uitgegooid omdat dit een extra stap is voor de prospect wat niet nodig is. Daarom is ook het adres van het bedrijf in de mail gezet, zodat in geval van interesse de prospect alleen hoeft aan te geven dat het de juiste adres is. (Appointlet, 2024)

Verder gaf Pim aan om directer te zijn, als voorbeeld: ‘ik zou je graag willen terugbellen’ naar ‘ik bel je volgende week nog eens om te horen of het pakketje goed is ontvangen’.

Oude script

Onderwerpsregel: 🌱 Maak Kennis met Groeipapier
Mail eerste contactmoment

Beste [naam van de ontvanger],

Ik hoop dat deze e-mail je op een goed moment bereikt. Mijn naam is Stefano en ik werk bij Growingpaper.

Het viel me op dat jullie bedrijf zich specialiseert in, onder andere, communicatiediensten voor jullie klanten. Ik wil graag iets met je delen dat ik denk dat perfect bij jullie diensten zou passen.

Ik wil jullie graag laten kennismaken met groeipapier, een uniek product dat volledig gemaakt is van gerecycled materiaal en zaadjes bevat. Hierdoor wordt een boodschap op papier niet alleen duurzamer, maar ook opvallender en gedenkwaardiger.

We zijn zo enthousiast over onze producten dat we een speciaal sample pakket hebben samengesteld om je een idee te geven van wat Growingpaper te bieden heeft. Ben je geïnteresseerd om meer te ontdekken? Dan nodig ik je van harte uit om eenvoudig dit sample pakket aan te vragen door je bedrijfsnaam achter te laten via deze link: https://forms.office.com/e/01uXQ0b1HZ. (laat indien nodig het adres achter als het adres op Google staat niet klopt of als er andere bijzonderheden zijn)

Ik kijk er enorm naar uit om te horen wat je van onze producten vindt. Als je nog vragen hebt of meer informatie nodig hebt, sta ik altijd klaar om te helpen.

Onderwerpsregel: 🌱 Maak Kennis met Groeipapier
Mail n.a.v. telefoongesprek

Beste [naam van de ontvanger],

Wij spraken elkaar net aan de telefoon over groeipapier bij deze zet ik het op de mail.

Ik wil jullie graag kennis laten maken met groeipapier, een uniek product dat volledig gemaakt is van gerecycled materiaal en zaadjes bevat. Hierdoor wordt een boodschap op papier niet alleen duurzamer, maar ook opvallender en gedenkwaardiger.

We zijn zo enthousiast over onze producten dat we dus een speciaal sample pakket hebben samengesteld om je een idee te geven van wat Growingpaper te bieden heeft. Ben je hier geïnteresseerd in? Dan nodig ik je van harte uit om eenvoudig dit sample pakket aan te vragen door je bedrijfsnaam achter te laten via deze link: https://forms.office.com/e/01uXQ0b1HZ (laat indien nodig het adres achter als het adres op Google staat niet klopt of als er andere bijzonderheden zijn).

Indien je de sample aanvraagt zou ik graag nog eens contact met je opnemen over hoe het product ontvangen is 🌱

Ik zie je antwoord graag tegemoet! Als je nog vragen hebt of meer informatie nodig hebt, sta ik altijd klaar om je te woord te staan.

Nieuwe script

Onderwerpsregel: 🌱 Maak Kennis met Groeipapier

Mail n.a.v. telefoongesprek

Hi [naam van de ontvanger],

Leuk je net gesproken te hebben, bedankt voor het leuke gesprek.

*Vermeld iets wat in het gesprek voorkwam om het persoonlijker te maken*

Ik zie dat jullie actief zijn in onder andere communicatie opdrachten voor klanten, ik denk dat groeipapier een creatieve en duurzame oplossing kan zijn voor communicatie opdrachten die jullie krijgen.

Ik wil je kennis laten maken met ons groeipapier door je een sample pakketje op te sturen zodat je de kwaliteit in eigen handen kan zien en het unieke concept erachter zelf kan uitvoeren met de potgrond bij de sample (potgrond is een optie 😉).

Laat me weten of je de sample wilt ontvangen door te reageren op deze mail. Ik bel je volgende week nog eens om te horen of het pakketje goed is ontvangen 🌱. Indien je deze wilt ontvangen, mag het naar onderstaande adres?

*ADRES VAN BEDRIJF*

Ik zie je antwoord graag tegemoet! Als je nog vragen hebt of meer informatie nodig hebt, sta ik altijd klaar om je te woord te staan.

Bronnenlijst

Granath, E. (2022, 31 oktober). Belscript maken: alle ingrediënten voor telefonische koude acquisitie. Vainu. https://www.vainu.com/nl/blog/belscript-maken/

De Snoo, L. (2023, November 17). Het belscript voor een succesvol verkoopgesprek. MKB Servicedesk. https://www.mkbservicedesk.nl/sales-marketing/verkoop/het-belscript-voor-een-verkoopgesprek

Zendesk. (2023, September 8). Scripts voor koud bellen: 14 voorbeelden, sjablonen en tips. https://www.zendesk.nl/blog/cold-calling-scripts/

Rylee, A. (2023, May 1). Waarom samples zo belangrijk zijn. Rylee B.V. https://rylee.nl/nl/blog/waarom-samples-zo-belangrijk-zijn

Kevin Stratvert. (2021, July 15). How to build Excel Interactive Dashboards [Video]. YouTube. https://www.youtube.com/watch?v=MTlQvyNQ3PM

Van De Ketterij, B., & Van De Ketterij, B. (2016, July 5). 6 redenen om infographics te gebruiken [infographic]. Frankwatching. https://www.frankwatching.com/archive/2016/06/10/6-redenen-om-infographics-te-gebruiken-infographic/

Een dashboard maken en delen met Excel en Microsoft Groepen – Microsoft Ondersteuning. (n.d.). https://support.microsoft.com/nl-nl/office/een-dashboard-maken-en-delen-met-excel-en-microsoft-groepen-ad92a34d-38d0-4fdd-b8b1-58379aae746e

Waarom jij infographics zou moeten gebruiken. (n.d.). ipsis.nl. https://www.ipsis.nl/over-ons/nieuws/waarom-jij-infographics-zou-moeten-gebruiken/